UBL e-factuur: wat is het en waarom vraagt je opdrachtgever erom?

Steeds vaker staat het in de inkoopvoorwaarden van aannemers en installatiebedrijven: "facturen aanleveren als e-factuur (UBL)". Voor wie zijn facturen in Word of met een factuurtje-app maakt, klinkt dat als extra gedoe. Het tegenovergestelde is waar — als je weet wat het is.

Wat is UBL?

UBL (Universal Business Language) is een bestandsformaat voor facturen dat software kan lezen. Waar een PDF een plaatje van je factuur is, is een UBL-bestand de factuur zelf: elke regel, elk bedrag, elk btw-tarief en het rekeningnummer staan er gestructureerd in. Het boekhoudpakket van je opdrachtgever — Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart, AFAS, Twinfield — leest zo'n bestand in en boekt de factuur automatisch in, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.

Waarom opdrachtgevers erom vragen

• Geen overtypfouten — het bedrag dat jij factureert is het bedrag dat wordt ingeboekt.
• Snellere verwerking — geen stapel PDF's die iemand op de administratie moet verwerken; jouw factuur staat dezelfde dag in hun systeem.
• Snellere betaling — een factuur die direct goed ingeboekt staat, staat ook direct in de betaalrun.

Dat laatste is voor jou als monteur het echte argument: UBL-facturen worden gemiddeld sneller betaald, simpelweg omdat er geen handmatige stap tussen zit die kan blijven liggen.

Is een e-factuur verplicht?

Voor de Rijksoverheid geldt al jaren een e-factuurplicht voor leveranciers. In de bouw- en installatieketen is het (nog) geen wet, maar grote opdrachtgevers stellen het steeds vaker als voorwaarde — en de EU werkt aan bredere verplichtingen voor e-facturatie tussen bedrijven. Wie nu al UBL aanlevert, loopt straks nergens tegenaan.

Hoe maak je een UBL-factuur?

Niet in Word of Excel — UBL is een technisch bestand dat je door software laat genereren. Waar je op moet letten:

1. De factuurregels moeten er los in staan: omschrijving, aantal, tarief en btw per regel, niet één totaalbedrag.
2. Het btw-tarief per regel moet kloppen, inclusief de verleggingsregeling als je in onderaanneming werkt — een UBL met verkeerde btw-codes wordt door het pakket van je opdrachtgever geweigerd.
3. Creditnota's zijn een apart documenttype met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

PDF én UBL tegelijk

De praktische oplossing: software die bij elke factuur beide maakt — een PDF voor mensen, een UBL voor de administratie. In InstallME gaat elke factuurmail automatisch met PDF én UBL-bijlage de deur uit, en kan de financiële afdeling van je opdrachtgever bovendien alle facturen in één keer als UBL-pakket exporteren. Jij registreert je werk, de rest is één klik.