Factuureisen: wat moet er wettelijk op de factuur van een zzp-monteur?

Een factuur is geen briefje met een bedrag erop — het is een fiscaal document met wettelijke eisen. Mist er een verplicht onderdeel, dan mag je opdrachtgever de btw erop niet aftrekken en komt de factuur retour. Voor zzp-monteurs die elke maand een stapel facturen sturen, is dat geen theoretisch risico maar een praktisch probleem. Hieronder staat precies wat er op moet, en wat er in de installatiebranche vaak misgaat.

De verplichte gegevens

Voor iedere factuur die je als ondernemer stuurt, gelden dezelfde basiseisen:

1. Je volledige naam en adres, en die van je opdrachtgever.
2. Je btw-identificatienummer.
3. Je KvK-nummer.
4. Een uniek, opeenvolgend factuurnummer — geen dubbele nummers, geen nummers die je overslaat zonder reden (zie ook het punt over gapless nummering hieronder).
5. De factuurdatum.
6. De datum waarop de dienst is geleverd (of de periode), als die afwijkt van de factuurdatum — bij installatiewerk vaak wél het geval, omdat je pas na afronding factureert.
7. Een duidelijke omschrijving van de geleverde prestatie: wat heb je gedaan, waar, hoeveel eenheden of uren.
8. Het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief, en het btw-bedrag — of, bij verlegde btw, de vermelding "btw verlegd" in plaats van een percentage.
9. Het totaalbedrag inclusief btw.

Ontbreekt een van deze punten, dan is de factuur formeel niet in orde. Voor de Belastingdienst is dat vooral een probleem bij controle: je opdrachtgever kan de btw dan niet zonder discussie terugvragen, en jij loopt het risico dat de factuur wordt afgekeurd als bewijsstuk.

Waar het specifiek misgaat bij installatiewerk

Btw-tarief verkeerd toegepast. Werk je in onderaanneming voor een aannemer of ander installatiebedrijf, dan geldt meestal de verleggingsregeling en breng je geen btw in rekening. Reken je toch 21%, dan komt de factuur terug. Hoe die regeling precies werkt en wat er dan op je factuur moet staan, lees je in btw verlegd op je factuur als onderaannemer.

Omschrijving te summier. "Werkzaamheden verricht" is geen omschrijving. Bij installatiewerk verwacht een opdrachtgever een specificatie: adres, type werkzaamheden, aantal uren of eenheden, en eventueel gebruikt materiaal. Zonder die detaillering ontstaat achteraf discussie over wat er nu precies is gefactureerd — en sta je zwak als de opdrachtgever aantallen betwist.

Materiaal en uren door elkaar. Reken je materiaalkosten en arbeidsuren apart, zorg dan dat beide posten duidelijk gescheiden op de factuur staan, inclusief eventuele opslag. Sommige opdrachtgevers hanteren afwijkende tarieven voor materiaal versus arbeid, en een vermengde regel maakt controle onmogelijk.

Gaten in je nummering. Je factuurnummers moeten oplopend zijn, zonder gaten die je niet kunt verklaren. Werk je met meerdere sjablonen of systemen door elkaar, dan ontstaan al snel dubbele of overgeslagen nummers — een van de eerste dingen die bij een controle opvalt.

Bewaarplicht

Facturen horen bij je administratie, en die moet je als ondernemer doorgaans zeven jaar bewaren — zowel de facturen die je verstuurt als die je ontvangt. Dat geldt voor het bewijsstuk zelf én voor de onderliggende werkbonnen of registraties waarop de factuur is gebaseerd. Bewaar je alleen de factuur en niet de onderbouwing, dan heb je bij een geschil met je opdrachtgever weinig in handen.

Handmatig blijft foutgevoelig

Een factuursjabloon in Word of Excel bevat al deze eisen meestal wel — tot je hem een keer aanpast, een veld vergeet, of een collega een ander sjabloon gebruikt. Bij van werkbon naar factuur lees je hoe die handmatige stap doorgaans juist de meeste tijd en fouten oplevert.

In InstallME staan alle verplichte factuurgegevens standaard goed: doorlopende nummering, het juiste btw-regime per opdrachtgever, en een specificatie die automatisch is opgebouwd uit de registraties van de monteur op de bouwplaats — inclusief de UBL e-factuur die de boekhouding van je opdrachtgever direct kan inlezen. Benieuwd hoe dat voor jouw facturen werkt? Vraag een demo aan.